Als Spezialisten für Führungskräfteentwicklung und Prozessoptimierung hören wir unsere Kunden oft über zu viel Arbeit klagen. Nicht selten wünschen sie sich Entlastung in Form von zusätzlichen Mitarbeitern. Besonders problematisch sehen sie die Lage bei steigenden Auftragszahlen. Wie soll die ganze Arbeit nur bewerkstelligt werden, ohne dass die Qualität leidet bzw. das System zusammenbricht? Die Lösung lautet für die meisten: Neueinstellungen. Allerdings nimmt es einen erheblichen Zeitaufwand in Anspruch, eine geeignete Kandidatin zu finden und diese einzuarbeiten. Zudem führt es nur zu mehr Kosten – kurz- wie langfristig.
Unsere langjährige Expertise zeigt, Neueinstellungen sind häufig unnötig.
Die Ursache der Überbelastung liegt nicht an zu viel Arbeit oder zu wenig Personal, sondern an ineffizienten Prozessen!
Was sind ineffiziente Prozesse?
Zunächst einmal ist zu differenzieren zwischen den Begrifflichkeiten Effizienz und Effektivität. Beginnen wir mit Letzterem.
Die Effektivität beschreibt die Zielerreichung. Ein Prozess ist also dann effektiv, wenn am Ende das gewünschte Ergebnis erzielt wird. Die Faktoren Zeit und Geld spielen hier zunächst keine Rolle, sondern lediglich das Ergebnis zählt.
Die Effizienz hingegen beschreibt, mit wie viel Aufwand, also Ressourcen (Zeit, Personal, Geld) Sie das Ziel erreichen. Ein Prozess ist umso effizienter, je schneller und kostengünstiger Sie ein Ergebnis erzielen.
Ein Prozess kann
a) ineffektiv und ineffizient (= mit viel Aufwand zum falschen Ziel),
b) ineffektiv und effizient (= mit wenig Aufwand zum falschen Ziel),
c) effektiv und ineffizient (= mit viel Aufwand zum richtigen Ziel) oder
d) effektiv und effizient (= mit wenig Aufwand zum richtigen Ziel) sein.
Die beiden ersten Fälle sind in der Praxis eher selten vorzufinden. Denn arbeitet ein Unternehmen ineffektiv, dann macht es zwar irgendwas, aber nicht das, was es soll. Heißt, am Ende kommt etwas raus, das eigentlich gar nicht gewünscht ist. Das Unternehmen wird am Markt nicht lange bestehen können.
Fall c) ist die Regel in den meisten Unternehmen. Die Prozesse sind effektiv, aber noch nicht wirklich effizient. D.h. der gewünschte Output wird erzielt, aber mit einem erheblichen Zeit- und Kostenaufwand.
Ziel eines jeden Unternehmens sollte es sein, sämtliche Geschäftsprozesse effektiv und gleichzeitig effizient zu gestalten (Fall d). Diese beiden Faktoren Effektivität x Effizienz (E²) sind Garanten für den Erfolg eines Unternehmens, denn nur so gelingt es, langfristig wettbewerbsfähig auf dem Markt zu bestehen.
Nun aber zurück zur Ausgangsfrage. Was konkret zeichnet einen ineffizienten Prozess aus?
- Kein klarer Prozessablauf
Jeder macht, wie er denkt. Der eine links rum, der andere rechts rum. Der eine schneller, der andere langsamer. Der eine ordentlicher, der andere nachlässiger. - Keine klaren Zuständigkeiten/ Verantwortlichkeiten
Wer muss überhaupt was machen und wer steht am Ende dafür grade? Auch das ist oft nicht eindeutig. - Redundante Arbeitsschritte
Manche Arbeiten werden mehrmals ausgeführt, entweder von ein und derselben Person oder von unterschiedlichen. Der Klassiker: einer schreibt´s aufs Papier, der nächste überträgt es ins System. - Informationsstau
Prozessrelevante Informationen werden nicht weitergegeben. Diese Problematik ist oft an Schnittstellen zwischen verschiedenen Abteilungen vorzufinden. Aber auch Rivalitäten und Zwistigkeiten unter Kollegen führen häufig zur Verweigerung der Informationsweitergabe. Ganz nach dem Motto: information is power! - Such- und Wegezeiten
Die für den Prozess benötigten Materialien und Arbeitsmittel sind weit verstreut. Das Lager bzw. der Arbeitsplatz ist chaotisch. Zeit geht verloren durch das Suchen und Zusammentragen der benötigten Utensilien. - Keine Terminierung
Weder Start- noch Endtermin für den Prozess sind festgelegt. Das führt zu Prokrastination und Verzögerung des gesamten Prozesses.
Natürlich gibt es noch weitere Merkmale, die einen Prozess ineffizient werden lassen. Trifft allerdings bereits einer der oben genannten Punkte auf Ihren Prozess zu, so können Sie sicher sein, dass hier Geld verschwendet wird.
Was sind die Auswirkungen ineffizienter Prozesse?
Ineffiziente Prozesse kosten allen Beteiligten nicht nur Nerven, sondern dem Unternehmen auch unnötige (Arbeits-)Zeit und damit Geld, insbesondere Personalkosten. Ineffiziente Prozesse können sich, neben der zeitlichen Komponente, auch auf die Qualität und den Service negativ auswirken. Das Nicht-Einhalten von Qualitätsanforderungen, Lieferterminen oder Serviceleistungen kann zusätzlich zu Strafzahlungen und unzufriedenen Kunden führen, was sich letztlich auch monetär negativ auf das Betriebsergebnis auswirkt.
Unklare und unstrukturierte Prozesse sorgen zudem aus psychologischer Sicht bei vielen Mitarbeitern für Stress in Form von Überforderung und Überlastung. Nicht selten sind körperliche Erkrankungen, Depressionen oder gar Burn-Out die Folge. Kein Wunder, dass Mitarbeiter wie Führungskräfte nach mehr Unterstützung in Form zusätzlicher Arbeitskraft schreien, um die scheinbar enorme Arbeitsbelastung abzufangen. Wird dem nachgegangen, bedeutet das allerdings noch mehr (Personal-)Kosten.
Ineffiziente Prozesse kosten dem Unternehmen also Geld, und das zu einem nicht unerheblichen Teil. Und sie schaden dem Menschen, insbesondere in der langfristigen Sicht.
Es gilt also, Prozesse so zu gestalten, dass sie nicht nur effektiv, sondern gleichzeitig auch effizient sind.
Wieso ist ein Prozessmanagement so wichtig?
Prozesse unterliegen, wie alles im Leben, der Dynamik der Zeit. D. h. nichts bleibt ewig im gleichen Zustand und alles verändert sich. Manches schneller, manches langsamer. Manches deutlicher, manches geringfügiger. So auch der Aktionsraum eines Prozesses. Sei es die gewachsene (oder geschrumpfte) Organisationsstruktur, die zur Verfügung stehenden Ressourcen, die eingesetzten Arbeitsmittel, die Kundenwünsche, die Auftragszahlen, rechtliche Auflagen etc. Da scheint es verständlich, dass Prozesse sich den Gegebenheiten anpassen müssen. Tun sie es nicht, entpuppen sich einst effiziente Prozesse irgendwann als Kostenfresser.
Ein Prozessmanagement sorgt dafür, dass Prozesse eben nicht nur einmalig gestaltet oder optimiert, sondern stetig auf die aktuelle Situation angepasst werden. Es ist nichts anderes als ein kontinuierliches Anpassen und Verbessern.
Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist ein internes Prozessmanagement daher unabdingbar, da in ineffizienten Prozessen ein enormes Potential liegt, Kosten einzusparen. Aber auch KMUs empfehlen wir, in regelmäßigen Intervallen die Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern.
Was haben Prozesse schließlich mit Führung zu tun?
In vielen Unternehmen werden Prozesse trotz ihres Potentials vernachlässigt, da das Management häufig nur Profit und Wachstum als Zielgrößen im Auge hat. Prozesse müssen effektiv sein, klar. Denn ohne den richtigen Output kein Income. Dass effektive, aber ineffiziente Prozesse unnötig Ressourcen binden und damit unnötig Kosten verursachen, ist den meisten zwar auch einleuchtend, aber etwas dagegen unternommen wird häufig trotzdem nicht. Meist kommt die Ausrede, dass weder Zeit noch Personal für ein funktionierendes Prozessmanagement zur Verfügung stehe. Man sei mit dem operativen Geschäft eh schon genug eingespannt. Oder aber der alt bekannte Klassiker des Veränderungsfürchtigen “Wir machen das schon immer so!“ wird einem mit einer Mischung aus Stolz und Verunsicherung erwidert.
Hier kommt nun die Führung ins Spiel. Die Unternehmensführung muss die Wichtigkeit eines Prozessmanagements, ob als permanente Abteilung oder als regelmäßiges Projekt, erkennen und verstehen. Dann ist es ihre Aufgabe, nicht nur qualifiziertes Personal für die Aufgaben des Prozessmanagements zu finden, sondern auch sämtliche Führungskräfte wie Mitarbeiter für dieses Thema zu sensibilisieren. Denn Mitarbeiter können nur das umsetzen, was die Führung vorlebt.
So optimieren wir Ihre Prozesse…
Im Gegensatz zu allen anderen Beratungsunternehmen betrachten wir nicht nur die reinen Prozesse, sondern auch die Art und Weise, wie diese Prozesse ausgeführt werden (Arbeitsmethodik), den Informationsfluss bzw. die Kommunikation und die Führung.
Es bedarf der effektiven und gleichzeitig effizienten Funktionsweise dieser vier Erfolgsfaktoren, damit ein Unternehmen langfristig erfolgreich agieren kann.
E² (Effektivität x Effizienz) hängt also nicht nur von den Prozessabläufen ab, sondern auch von den richtigen Managemententscheidungen und von der Leistung derer, die die Prozesse am Leben erhalten: den Mitarbeitern. Die Faktoren der Leistungsfähigkeit eines jeden Mitarbeiters hängen, mit wenigen Ausnahmen, wesentlich von der ihr vorgesetzten Führungskraft und deren Art zu führen ab. Führungskräfte müssen dafür sorgen, dass jeder Mitarbeiter die notwendigen Voraussetzungen hat, um Leistung zu produzieren (Können/Wollen/Dürfen). Außerdem müssen Führungskräfte die Leistungen ihrer Mitarbeiter mit Hilfe von improvisierten oder dauerhaften Prozessen bündeln und koordinieren.
Effektivität und Effizienz leben zudem auch von der Reibungslosigkeit der Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb der Organisationseinheiten, die wesentlich von der Klarheit und Pünktlichkeit der ihr zu Grunde liegenden Informationsflüsse bestimmt wird, sprich der Kommunikation.
Als Arbeitspsychologen, Führungskräftecoachs und Prozessexperten vereinen wir alle Fähigkeiten, die es bedarf, Ihren Unternehmenserfolg über die reinen Prozesse hinaus zu analysieren. Dabei untersuchen wir die vier oben genannten Erfolgsfaktoren auf analytisch-sachlicher und gleichzeitig psychologisch-emotionaler Ebene.
